100-listan

Styrelsearbete i Coronatider

Corona påverkar allt. Vi har bett tre styrelseledamöter svara på frågor om hur Corona inverkat på deras verksamheter och hur det fungerar att arbeta i styrelser under den här typen av kris.

Vi har pratat med Elisabeth Kalkhäll, Jenny Gustafsson och Louise Junghahn om hur digitala styrelsemöten fungerar, vilka de största utmaningarna varit och så delar de med sig av tips och lärdomar som de fått under den här perioden.

Elisabeth Kalkhäll, vd GotlandsHem

Elisabeth Kalkhäll är vd på GotlandsHem och är aktiv i tre styrelser, Sparbanken Gotland, start-up-bolaget Wavy samt Fastighetsägarföreningen på Gotland.

Hur har Coronasituationen påverkat ert styrelsearbete i de företagen du är verksam i?
Mycket tid läggs på att hantera effekterna av pandemin. Försäljningen går trögt för Wavy och intäkterna kommer troligen även att minska för Sparbanken. 

Om ni behövt ha digitala styrelsemöten – har ni några tips för hur man får det att fungera bra?
Vi har lagt om styrelsemöten att vara helt digitala. Vi har kört både via Teams och Skype. Båda har fungerat bra. Det som är viktigt är disciplin. Och att bara en pratar åt gången. Bra att använda chattfunktionen samtidigt, så kan man framföra sina synpunkter den vägen istället för att prata.

Vad har du lärt dig under den här perioden? Har du några tips och lärdomar?
Att man aldrig kan vara förberedd på något sådant här, att det är en stor fördel om man är flexibel. Att det är bra om man har en god digital förberedelse. 


Jenny Gustafsson, Investment Manager Saab Ventures

Jenny Gustafsson arbetar till vardags som Investment Manager på Saab Ventures och sitter i styrelsen för Hyker Security samt supplenat i ColdCut Systems och CNID.

Hur har Coronasituationen påverkat ert styrelsearbete i de företagen du är verksam i?
Ingen förändring i styrelsearbetet som sådant annat än att de hålls digitalt eller över telefon tills vidare. I de styrelser jag sitter i känner vi alla varandra väl vilket underlättar dialogen.

Vissa planerade möten har vi fått flytta på . Exempelvis hade vi ett inplanerat möte på ett bolags ”andra site” för att styrelsen skulle få lära känna de som arbetar där men det har vi fått skjuta upp på obestämd framtid vilket såklart är tråkigt för alla parter.

Om ni haft digitala styrelsemöten – har du några tips för hur man får det att fungera bra?
I alla bolag har vi vid något tidigare tillfälle haft telefonmöte så vi vet vilket system som funkar för alla parter så vi har haft minimalt med tekniskt strul – annars är ett tips att köra ett test i god tid innan ett möte så att tekniken fungerar.

Vad har du lärt dig under den här perioden? Har du några tips och lärdomar?
Det finns en ökad sårbarhet gällande informationssäkerhet vid distansarbete – vi har lägligt nog ett av våra bolag, Hyker, som är aktiva inom cybersäkerhet och vi delar alla styrelsedokument via deras lösning Konfident https://konfident.io/ så det reducerar en hel del sårbarhet för oss.

Det vi också ser som en utmaning är, om detta drar ut på tiden, hur signaturer av olika dokument kan gå till. Antingen kommer man få posta dokumenten annars måste bolagen fatta beslut om vilken teknik eller lösning man ska nyttja.


Louise Junghahn, vd Junghahn & Partners AB

Louise Junghahn är entreprenören som äger och driver rekryteringsföretaget Junghahn & Partners AB. Hon är extern styrelseledamot i Agero Holding AB.

Hur har coronasituationen påverkat ert styrelsearbete i det företag du är verksam i?
Den extraordinära situationen som världen just nu befinner sig i har påverkat vårt styrelsearbete. Ageros förutsättningar, med god likviditet och en omsättning på ca 40 miljoner underlättar, men att det har påverkat går inte att undgå. 

Den största skillnaden på styrelsearbetet nu jämfört med tidigare är tätare styrelsemöten, andra frågor som tas upp och såklart att alla möten nu sker digitalt. Tidigare sex till sju möten per år sker nu varje vecka och det är även mycket operativa frågor som diskuteras. Nu är det mestadels frågor om verksamheten, försäljning, organisatoriska frågor, medarbetare och ekonomi. Vi upplever att styrelsens stöd till vd är viktigare än någonsin just nu. 

Om ni haft några digitala möten, har du några tips på hur man får det att fungera bra?
Alla styrelsemöten har under den här perioden skett digitalt via Microsofts teams. Vid digitala möten är det viktigt med mötesstruktur. De veckovisa mötena är på samma veckodag och samma klockslag varje vecka och Ageros vd har skickat frågeställningar inför varje möte. Frågeställningarna har vd tillsammans med ledningsgrupp diskuterat och vd tar sedan in det i styrelsemötet för beslut. Den här situationen har ofta krävt snabba beslut från styrelsen. 

Vad har du lärt dig under den här perioden? Har du några tips och lärdomar?
Att det krävs ett annat sätt att arbeta. I den situation som pågår är det viktigt att tänka ur fler perspektiv och att försöka navigera rätt i den ovisshet som råder. Det krävs att många olika scenarier undersöks för att alltid vara så förberedd som det bara går utifrån hur verkligheten faller ut. 

Det är ett otroligt högt tempo, föränderligt och en annan förberedelse som krävs. Kommunikation är alltid viktigt, men extra viktigt i en sådan här situation. Både intern och extern kommunikation. Internt är det viktigt med kontinuerlig dialog mellan ledning och medarbetare. Att inkludera och ha transparens till medarbetarna för att skapa förståelse, bibehålla trygghet och stabilitet, samt motivation.

Fler nyheter

Senaste nytt hos Östsvenska Handelskammaren och i näringslivet

100-listan räcker ut en hand i Coronatider

Många företag i vår region kämpar hårt. För att kunna fortsätta bedriva sin verksamhet, för att överleva. Nu räcker 100-listan...

Styrelsearbete i Coronatider

Corona påverkar allt. Vi har bett tre styrelseledamöter svara på frågor om hur Corona inverkat på deras verksamheter och hur...

Om kvinnors styrelsekraft på 100-listans event

- Vilken inspirerande dag!, säger Jonna Hedlund projektledare för 100-listan. Jag har fått så många insikter och träffat spännande personer...